Klachtenregeling van de XLH Vereniging Nederland

In deze klachtenprocedure van de XLH Vereniging Nederland is vastgelegd hoe leden, donateurs, vrijwilligers of derden in voorkomend geval een klacht kunnen indienen en hoe deze klacht wordt afgehandeld.

1. Onder klacht wordt verstaan: een op schrift gestelde uiting van ongenoegen met betrekking tot het handelen van de vereniging, een bestuurslid, een medelid of donateur binnen de context van of in relatie tot de XLH Vereniging Nederland.

2. Een klacht wordt per e-mail gezonden naar secretaris@xlh-vereniging.nl of per brief naar XLH Vereniging Nederland, Zuider Emmakade 61 zwart, 2012 KN Haarlem.

3. Klachten die anoniem worden ingediend worden niet in behandeling genomen.

4. Elke klacht wordt geregistreerd. De volgende gegevens worden genoteerd:

• de datum en wijze waarop de klacht is ontvangen
• naam, (email-)adres en eventueel telefoonnummer van de klager of deze lid of donateur is van de XLH Vereniging NL
• korte omschrijving van de klacht.

5. De ontvangst van de klacht wordt zo spoedig mogelijk per email of per brief bevestigd aan de klager.

6. Als klachtenfunctionaris geldt de secretaris van de vereniging. Deze meldt de binnengekomen klacht aan het bestuur.

7. De klachtenfunctionaris neemt naar aanleiding van de binnengekomen klacht contact op met de klager en organiseert binnen een termijn van zes weken een gesprek met de klager en degene tegen wie de klacht is gericht, waarin wordt getracht tot een oplossing te komen. Indien de klachtenfunctionaris/secretaris zelf betrokken is bij de klacht, wordt deze taak vervuld door een bestuurslid of ander lid dat niet is betrokken bij de klacht.

8. Mocht dit gesprek niet tot stand komen dan wel tot een voor de klager bevredigend resultaat leiden, dan worden de klager en degene tegen wie de klacht is gericht binnen een termijn van zes weken uitgenodigd voor een gesprek met het bestuur van de XLH Vereniging Nederland.
Indien een bestuurslid partij is in de klacht, wordt hij/zij vervangen door een lid van de vereniging dat niet is betrokken bij de klacht. Indien de klager niet bereid is in gesprek te gaan met bij degene tegen wie de klacht is gericht of vice versa, worden met beiden afzonderlijke gesprekken gehouden en wordt hoor en wederhoor toegepast.

9. Een verslag en de uitkomst van het gesprek als bedoeld onder 7 dan wel, in geval daarvan sprake is, van het gesprek als bedoeld onder 8, worden, vergezeld van een finale reactie door of namens het bestuur, binnen zes weken schriftelijk aan de klager toegezonden langs dezelfde weg als waarlangs de klacht is ingediend (per email of per brief).

10. De registratie van de klacht wordt aangevuld met een omschrijving van de actie(s) die zijn ondernomen naar aanleiding van de klacht, de wijze waarop de klacht is afgehandeld en de datum waarop de klager daarover is bericht. De klacht, bedoeld onder 2, en de eindreactie, bedoeld onder 9, worden bewaard.

vastgesteld in de ALV van 28 februari 2024